‘Dijital dönüşüm’ kavramına çok büyük anlamlar yükleyen KOBİ’ler genellikle dönüşümün neden olacağı maliyetten korkup sonunda hiç adım atamaz hale geliyorlar ve eski usulde iş yapmaya devam ediyorlar.
Cem Ener
Kurucu Ortak
BUBA Ventures
Halbuki düşük maliyetlerle hatta ücretsiz bir şekilde dijital dünyanın faydalarından yararlanmak mümkün. Bu ayki yazımda Türkiye’deki herhangi bir KOBİ’nin dijital dünya ile barışmasını sağlayacak ücretsiz teknolojileri beş ana başlık altında sizlerle paylaşıyorum.
1- BİREYSEL VE KURUMSAL AJANDA YÖNETIMI:
Geçmişte her bankanın müşterilerine yeni yıl hediyesi olarak ajanda verdiği günleri hatırlarsınız. Günümüzde her ne kadar ajanda dağıtımı yavaşlamış olsa da insanımız geçmişten gelen alışkanlıklarından kolay kolay vazgeçmiyor ve bir şekilde aynı ajandaları tedarik ediyor.
Hala kırtasiyelerde 2020 ajandaları baş köşelerde yer alıyor. Google ise 2009 yılında ajanda yönetimini kolaylaştıran ‘Google Calendar’ isimli ürününü tüm dünyanın kullanımına sundu ve son 11 yılda yüz milyonlarca insanın ajandasını dijital ortama taşımayı başardı.
Google Calendar üzerinde sadece size özel ajandalar yaratabileceğiniz gibi, çok sayıda kişinin aynı ajanda üzerinde notlar aldığı ortak kullanımlı ajandalar da yaratabilirsiniz. Hizmet tamamen ücretsiz. Android ve iOS telefonunuza uygulamayı yükleyerek veya web tarayıcınızdan www.google.com/calendar adresine girerek hizmeti kullanmaya başlayabilirsiniz.
2- GÖREV YÖNETİMİ
Bir önceki maddede yazdığım ajanda yönetimi ile görev yönetimi farklı konulardır. Ajanda yönetimi görevlerin gün ve saat planlamasını yapmanızı sağlarken (“1 Şubat 2020’de sabah 09:00 -09:30 arasında X firması ile toplantı yapılacak” gibi), görev yönetimi görevin kimin tarafından üstlenileceği, görevin alt detaylarının nasıl halledileceğiyle ilgilenmektedir.
Görev yönetimi platformlarını kullanarak çalışanlarınızla aynı görev tahtası üzerinde çalışabilir, kimin hangi görevlerde hangi safhada olduğunu takip edebilirsiniz Görev yönetimi yapabileceğiniz ücretsiz platformlar arasında Trello, MeisterTask ve Kanbanflow
ön sıralarda gelmektedir. Ben şahsen MeisterTask’i tercih ediyorum. Android ve iOS telefonunuza uygulamayı yükleyerek veya web tarayıcınızdan www.meistertask.com adresine girerek hizmeti kullanmaya başlayabilirsiniz.
3- DİJİTAL ARŞİVLEME
Kağıt dökümanlarınızı çok hızlı şekilde dijitalleştirmek için Adobe’nin Adobe Scan yazılımını kullanabilirsiniz. Dijitalleşen belgelerinizi güvenli bir ortamda saklamak ve gittiğiniz her yere beraberinizde götürmek için ise Google’ın Drive isimli dosya depolama platformunu kullanabilirsiniz.
Her iki hizmet de ücretsiz. Android ve iOS telefonunuza uygulamaları yükleyerek veya web tarayıcınızdan www.google.com/drive adresine girerek hizmeti kullanmaya başlayabilirsiniz.
4- MÜŞTERİ/TEDARİKÇİ KAYITLARININ TUTULMASI VE DOSYALARININ DÜZENLENMESİ
İş ilişkisi kurduğunuz her müşteri veya tedarikçi için yeni bir kalın klasör açıp içine devamlı olarak fişler, faturalar, irsaliyeler, kontratlar vs. gibi dosyalar ekliyorsanız bu çalışmaları dijitalleştirme zamanınız çoktan gelmiş demektir.
Müşterilerinizle veya tedarikçilerinizle olan iş ilişkinize dair tüm gelişmeleri kayıt altına alabileceğiniz dijital platformlara ‘CRM platformları’ adı verilmektedir. CRM kısaltması İngilizce dilinde Client Relationship Management için kullanılmaktadır.
Türkçe’ye Müşteri İlişkisi Yönetimi olarak çevirmek mümkündür. Zoho CRM isimli platformun ücretsiz kullanım paketiyle belirli bir sayıda müşteri / tedarikçi ilişkisini dijital ortamda yönetebilirsiniz. Web tarayıcınızdan www.zoho.com/crm adresine girerek hizmeti kullanmaya başlayabilirsiniz.
5- MÜŞTERİLERLE HIZLI VE ETKİLİ İLETİŞİM
Birçok KOBİ sahibinin müşterileriyle şahsi telefon hattından görüştüğünü, WhatsApp’ta şahsi telefon hattını kullandığını görüyorum.
Halbuki, WhatsApp bir süre önce ‘WhatsApp Business’ isimli servisini kullanıma açtı ve işletme sahiplerinin kurumsal telefonlarını WhatsApp’a kaydetmelerini ve şahsi telefon numaralarını deşifre etmeden WhatsApp üzerinden iletişimlerini sürdürmelerine imkan tanıdı. Siz de web tarayıcınızdan www.whatsapp.com/business adresine girerek hizmeti kullanmaya başlayabilirsiniz.
Anlık mesajlaşma haricinde zaman zaman müşterilerinize toplu e-mail gönderme ihtiyacınız da olabilir. Örneğin, stoklarınıza yeni bir ürün girmiş olabilir, fiyatlarınızı güncelliyor olabilirsiniz, şirketinizle ilgili önemli haberleri paylaşmak isteyebilirsiniz…
Bu gibi zamanlarda duyurularınızı yapmak için MailChimp’i kullanmanızı öneriyorum. MailChimp’te bir defada maksimum 2 bin alıcıya kadar tek tuşla ücretsiz e-mail gönderebiliyorsunuz.
Elinizdeki e-mail adresi sayısı 2 binden fazlaysa MailChimp’in ücretli planlarına geçiş yapmanız gerekiyor. Web tarayıcınızdan www.mailchimp.com adresine girerek hizmetten yararlanmaya başlayabilirsiniz. Son olarak sosyal medya iletişimini de ihmal etmeyelim. Bugün hem bireyler hem de her ölçekten işletmeler sosyal medya platformlarında varlık göstermek zorundalar.
Facebook, Instagram, Twitter gibi kitlesel iletişim platformlarını ayrı ayrı yönetmenin çok zaman aldığından şikayet ediyorsanız işte tam bu noktada Hootsuite isimli platform işinizi kolaylaştıracaktır. Sahibi olduğunuz sosyal medya hesaplarını Hootsuite platformuna bağlayarak tek ekrandan tüm sosyal medya hesaplarınızda paylaşımlar yapabilir, aldığınız yorumlara tek ekran cevaplar yazabilir, moderasyon yapabilirsiniz.
Hootsuite günümüz KOBİ’lerinin etkili bir sosyal medya yönetimi yapması için olmazsa olmaz gereçlerden biri halindedir. Web tarayıcınızdan www.hootsuite.com adresine girerek hizmetten yararlanmaya başlayabilirsiniz.
