Prof. Dr. Volkan Demir Galatasaray Üniversitesi İİBF, İşletme Bölümü ve Kurumsal Yönetim, Denetim ve Uyum Çalışmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi (GSUKUYDEM) [email protected]Bu ay ki yazımızın konusunu KOBİ'lerde bütçe yapmak, bütçe yaparken ortaya çıkan sorunları açıklamak üzere kaleme aldım.
Büyük ya da küçüklüğüne bakılmaksızın tüm işletmelerin geleceklerine ilişkin detaylı ya da kabataslak planları mevcuttur.
KOBİ Girişim Şubat 2022 tarihli sayıdan
İşletmelerin yaptığı bu planların sayısal hedefler şeklinde formatlar dizisi haline getirildiği ve faaliyetlere ilişkin detaylı öngörü modellerinin geliştirildiği bu çalışmalara bütçeleme çalışmaları, ortaya çıkan sonuçların ve hedeflerin toplandığı çalışma kağıtlarının tümüne de bütçe adı verilmektedir.
Bütçe; bir zaman periyodunda (genellikle bir mali yıl) işletmedeki finansal ve finansal olmayan kaynakların kullanımı ve satın almalar için yapılan detaylı plandır. Bütçe(ler) hazırlama süreci genellikle bütçeleme kavramı ile ifade edilmektedir.
Bütçeleme; işletmenin halihazırda devam eden faaliyetlerinin ve bu faaliyetlerinin finansal etkilerinin tasarlanması sürecidir. Genellikle yıllık bütçenin düzenlenmesine ilişkin finansal, finansal olmayan ve teknik çizelgeleri ifade eder.
Bütçe kontrolü; bütçede saptandığı şekilde işletme faaliyetlerinin yürütülmesinin sağlanması anlamına gelir.
İşletme bütçeleri doğru hazırlandıklarında; (1) kaynakların etkin kullanımını sağlayarak verimliliğin artmasını, (2) stratejik amaçları gerçekleştirmek için yapılan çalışmalarla karlılığın artmasını, (3) yapılan finansal planların zamanlaması ile likidite başarısını, (4) bölümler veya departmanlar arasındaki hedefleri ve dönem sonlarında bu hedeflerden sapmaları raporlaması ile de performans yönetimini sağlamaktadır.
Bir gelecek planlaması olan bütçe, ön tahminden (forecast) daha geniş kapsamlıdır. Burada söz edilen tahmin, rastgele veya genel izlenimlere dayalı yapılan tahminlerden farklıdır. İşletme ile ilgili tahminler (business forecasting), hesaplanmış ve kontrol edilmiş verilere dayanır.
Bu veriler işletmeler için geliştirilmiş kurumsal kaynak planlaması (ERP) yazılımlarından elde edilir ve bu yazılımlarda istatistik bilimi ve ürettiği bilgiler sıklıkla kullanılmaktadır. Bir işletme tahmini, belirttiği durumlara ilişkin önlemleri kapsamadıkça bütçe niteliğini kazanamaz.
KOBİ'ler incelendiğinde, birçoğunun amaçlarının kurumsallaşma olduğu ve bu süreçte de işletmelerinde bütçe sistemi kurmayı hedefledikleri gözlemlenmektedir.
Birçok KOBİ bütçe sistemi kurma çalışmaları süresince bütçelemenin temel prensiplerine uymadıklarından olumsuz sonuçlarla, boşa harcanan zamanla, değer yaratmayan faaliyetler ve de maliyetlerle karşı karşıya kalabilmektedir.
Ülkemizdeki KOBİ’lerin birçoğunda bütçe çalışmaları büyük bir istek ve çalışanları teşvikle başlamaktadır. Fakat bu süreç sürekli yönetim desteği ve sabır isteyen bir süreçtir. İşletme yöneticileri bütçeleme sürecinin herhangi bir aşamasında, bütçe sistemine inanmadıklarını veya bu sistemin yönetsel kararlara olumlu etkisi olabileceği fikrini kabullenmediklerini bütçe sistemi ile ilgili çalışanlarına hissettirdiklerinde bütçe çalışmaları tamamlanmadan başarısızlıkla sonuçlanabilmektedir.
Bu nedenle başarılı bir bütçe sistemi için yönetimin sürekli desteği çok önemlidir.
KOBİ’lerde bütçeleme çalışmaları süresince yapılan diğer bazı yanlışlıklar aşağıda sıralanmıştır.
- Bütçeleri muhasebe yöneticilerine yaptırmak:
İşletme bütçeleri işletmenin tüm organizasyonunu ilgilendirmektedir. Bu nedenle de bütçe sürecinde tüm departmanlar arasından bütçe komitesi oluşturulmalı ve her departman birbiriyle koordinasyonlu ama bağımsız bütçelerini hazırlamalıdır.
- Bütçelerin sürekli revize edilmesi: İşletme bütçelerinin sürekli revize edilmesi durumunda işletmelerde performans denetiminde kullanılması olanağı ortadan kalkmaktadır.
- Maliyet bilgilerinin doğru hesaplanamıyor olması: İşletme bütçelerinin başarılı olabilmesi için, işletmede etkin bir maliyet hesaplama sisteminin tesis edilmesi gerekmektedir.
- Hesap planı-organizasyon şeması ve bütçe ilişkisinin olması: İşletmelerin muhasebe departmanlarından elde edilen bilgiler genelde dış finansal raporlamaya dönük bilgiler olduğundan, departmanların performanslarını ölçecek ve değerlendirecek gerçek rakamlar ortaya çıkamamaktadır. Bu nedenle işletmeler hesap planı-organizasyon şeması ve bütçeler arasında uyumu sağlamalıdırlar. Böylece iç finansal raporlamalarda etkinlik sağlanabilecek ve zaman kayıpları en aza indirgenebilecektir.
- Departmanlar arası iletişimin olmaması: İşletmelerin üretim departmanı üretim bütçesini, mali işler departmanı nakit bütçesini birbirlerinden bağımsız olarak hazırlayabilmektedir. Oysa doğru olan, sistemsel yaklaşım ile bütçelerin birbirini etkileyerek düzenlenmesi ve departmanlar arası koordinasyonun sağlanmasıdır.
- Bütçe çalışmalarında gerçekçi hedeflerin konulmaması: Birçok KOBİ bütçe çalışmalarında belirledikleri hedefleri geçmiş dönemlerin verilerini, birtakım rakamlarla çarparak oluşturmakta veya ihtiyaç duyulandan fazla kaynak kullanılacağını bütçelerde belirtmektedir. Böylece bu tür işletmelerde hedefler amaca uygun tespit edilmemekte ve bütçe sonuçları gerçekleşen sonuçlarla karşılaştırıldığında ortaya aşırı performans artışları ya da kaynak israfı çıkabilmektedir.
- KOBİ’lerde departman yöneticileri genelde aile içinden isimlerden oluşturulmaktadır: Bu tür işletmelerde departman yöneticilerinin performansları ve başarı kriterleri objektif olarak değerlendirilememekte ve kişiler yetkileri ile orantılı sorumlu olamamaktadırlar.
- KOBİ’lerde bütçe çalışmaları esnasında yapılan hatalar işletmeye büyük maliyetler olarak geri dönmektedir. Bu maliyetlerin başında kaynakların etkin kullanılamaması, koordinasyonun sağlanamaması ve zaman kaybı gelmektedir.
KOBİ büyüklüğündeki işletmeler satış süreçlerinden nakit akışlarına, proforma kar/zarar ile proforma bilançoya kadar tüm faaliyetlerini bütçelediklerinde, bütçelenen döneme ilişkin daha az kötü sürprizlerle karşılaşma olasılığına sahip olmaktadırlar.
KOBİ’lerde uygun- uygulanabilir-anlamlı-pratik bilgilerle donatılmış bütçelerin ortaya çıkabilmesi için basit bütçeleme hatalarından kaçınmak gerekmektedir. Bunun yolu da işletmede bütçeleme çalışmalarına dahil olanların aynı dili konuşabilmelerinin sağlanmasıdır.
