M. FATİH KÖPRÜ
[email protected]
www. vergidegundem. com
Tacirlerin tutması gereken defterler Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) ayrı ayrı tanımlanıyor. Bu iki yasa genel olarak birbirine paralel düzenlemeler içeriyor olsa da, hangi defterlerin tutulması gerektiği, açılış ve kapanış tasdikleri gibi konularda bazen ayrıştıkları görülebiliyor.
Yani yıl sonu geldiğinde defterler bir bilmece haline dönüşebiliyor. Hangi defter tasdik ettirilecek, hangisi ettirilmeyebilir, hangi defter her yıl tasdik ettirilmeli, hangisine tasdik yaptırmadan devam edilebilir, açılış tasdiki hangileri için zorunlu, kapanış tasdiki hangisine yaptırılmalı, tasdik işlemlerinin ne zaman yapılması gerekiyor gibi...
Geçtiğimiz hafta elektronik defterlere değinip, yeni yılda bu kapsama giren mükelleflere yer vermiştik. Yılın şu son günlerinde, TTK ve VUK kapsamında fiziki ortamda tutulması gereken defterlerin neler olduğu, bunların açılış ve kapanış tasdikleri ile defter tasdik ettirmemenin yaptırımlarına değineceğiz.
HANGİ DEFTERLER?
TTK uyarınca, gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmaksızın her tacirin, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir tutması gerekiyor. Ancak geçici bir düzenleme ile ikinci sınıf tüccarlar bu zorunluluk dışında bulunuyor. Onlar yukarıdaki defterler yerine, işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam ediyorlar.
Her tacirin tutması gereken defterlere ek olarak;
■ Şahıs şirketlerinin genel kurul toplantı ve müzakere defteri,
■ Anonim ve limited şirketlerin pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri,
■ Anonim şirketlerin yönetim kurulu karar defteri,
olması da gerekiyor.
Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabiliyor.
VUK’TA DEFTERLER
TTK açısından tutulma zorunluluğu bulunan yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir VUK’ta birinci sınıf tüccarlar (şirketler dahil) tarafından tutulması gereken defterler olarak sayılıyor. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri tutuyor.
Ayrıca yasada yer alan diğer defterler ile Maliye Bakanlığı tarafından zorunluluk getirilen defterlerin de
mükellefler tarafından tutulması gerekiyor. Örneğin düzenledikleri kâğıtlara ait damga vergisini makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle ödeyen mükellefler damga vergisi defteri, serbest meslek faaliyeti icra edenler serbest meslek kazanç defteri tutmak zorundalar.
AÇILIŞ TASDİKİ
TTK uyarınca tacirler tarafından; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdikinin kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılması gerekiyor.
İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış tasdiklerinin ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yapılması zorunlu. Yani hesap dönemi takvim yılı olan ve öteden beri faaliyetine devam eden tacirlerin 2017 yılı defterlerinin açılış tasdikini bu ayın sonuna kadar tamamlamaları gerekiyor.
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için noterde yapılması zorunlu. Bu defterler yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle yeniden kullanılabiliyor.
Tasdike tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması veya başka bir sebeple yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundalar.
Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile (limited şirketlerde kullanılmaya devam ediliyorsa) ortaklar kurulu karar defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabiliyor.
VUK’DA AÇILIŞ TASDİKİ
Yukarıda VUK uyarınca tutulması gereken defterlerden bahsettik. Yevmiye ve envanter defteri, işletme hesabı defteri, serbest meslek kazanç defteri ve damga vergisi defteri ile Vergi Usul Kanunu’nda sayılan ve tasdik zorunluluğu bulunan diğer defterlerin her yıl açılış tasdikinin yapılması gerekiyor.
Buna göre normal hesap dönemine sahip mükellefler, 2017 yılında kullanacakları bu defterlerin tasdik muamelesini aralık ayı sonuna kadar yaptırmayı unutmamalılar.
2016 yılına ait defterlerini 2017 yılında da kullanmak isteyen mükellefler ise tasdik işlemini ocak ayı sonuna kadar yaptırabiliyorlar.
KAPANIŞ TASDİKİ
Kapanış tasdiki sadece yevmiye defteri, yönetim kurulu karar defteri ve limited şirketler tarafından eğer tutuluyorsa müdürler kurulu karar defteri için zorunlu.
Yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması gerekiyor.
Yönetim kurulu karar defteri ile limited şirketler tarafından tutulması durumunda müdürler kurulu karar defteri için bu süre bir ay olarak belirlenmiş. Buna göre söz konusu defterlerin kapanış tasdikinin izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar yaptırılması gerekiyor.
Kapanış tasdikine ilişkin olarak vergi mevzuatında bir düzenleme yok. Dolayısıyla kapanış tasdik işlemlerinin yukarıda değinilen TTK hükümleri kapsamında yerine getirilmesi gerekiyor.
E-DEFTERE GEÇENLER
Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, eski yevmiye defterlerinin kapanış tasdikini, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde yaptırmak zorundalar.
Diğer taraftan normal hesap dönemine sahip olan ve 1 Ocak 2017’den itibaren e-defter tutmaya başlayacak olan mükellefler yevmiye defterlerinin kapanış tasdikini, 2017 Haziran sonuna kadar yaptırabilirler.
CEZASI NE?
Defterlerin açılış veya kapanış tasdikinin yaptırılmaması halinde, TTK uyarınca her bir defter için 5 bin 209 lira (2016 yılı için) idari para cezası ile karşı karşıya kalınabilir. 2017’de bu tutar 5 bin 408 lira olacak.
Vergi Usul Kanunu ise sadece açılış tasdikine ilişkin hükümler içeriyor. Bu nedenle cezalar da sadece açılış tasdikleriyle ilgili oluyor. Buna göre defterlerin kanunda belirtilen sürelerin sonundan itibaren;
■ Bir ay içinde tasdik ettirilmesi halinde 2. derece usulsüzlük,
■ Daha sonra tasdik ettirilmiş ya da hiç tasdik ettirilmemiş olması halinde ise 1. derece usulsüzlük,
cezası kesilmesi gerekiyor. 2016 yılında 1. derece usulsüzlük cezası sermaye şirketleri için 126 lira (iki kat 252 lira), 1. sınıf tüccarlar için 80 lira (iki kat 160 lira) olarak uygulanıyor. 2. derece usulsüzlük cezaları
ise söz konusu mükellefler için sırasıyla 69 ve 40 lira.
Bu cezalardan daha önemlisi, defterlerin açılış tasdikinin yaptırıl-mamasının re’sen takdir nedeni olarak kabul edilmesi. Re’sen takdir, vergi müfettişleri ya da takdir komisyonu marifetiyle dönem kazancının takdir edilerek, vergilemenin buna göre yapılması anlamına geliyor.
Ayrıca aksi yönde mukteza ve yargı kararları olsa da, vergi incelemelerinde yevmiye defterinin tasdik ettirilmediğinin tespit edilmesi halinde, KDV indirimlerinin reddedilmesi ve cezalı KDV tarhiyatıyla karşılaşma riski olduğu da unutulmamalıdır.
SAKLAMA SÜRESİ
TTK uyarınca her tacir, tutmakla yükümlü olduğu ticari defterler ile belgeleri 10 yıl saklamakla yükümlü.
Vergi mevzuatında ise bu süre, zamanaşımı düzenlemelerine paralel, beş yıl olarak uygulanıyor. Her ne kadar vergide beş yıllık süre öngörülmüş olsa da, bazı istisnai durumlar (yıllara yaygın inşaat işleri, yatırım indirimi, zarar mahsubu, amortisman, enflasyon farkları gibi) veya TTK’daki saklama süresi dikkate alınarak, defterlerin en az 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi daha doğru bir yaklaşım olacaktır.
