QNB eFinans Kanal Satış ve
İş Ortakları Bölüm Müdürü
İLKE ALTIN
e-Defter'de tebliğler diğer e-Belgelere göre daha az sıklıkta köklü değişiklik gerektirmiş ve 28141 sayılı Resmi Gazete'de 13 Aralık 2011 tarihinde yayınlanan 1 sıra no'lu Elektronik Defter Genel Tebliğ uzun bir süre genel yasal çerçeveyi oluşturdu.
Bununla beraber geçmiş dönemde içsel veya yasal sebeplerle faaliyetleri göz altına alınan firmalarda denetim kaynağı olması gereken e-Defterlerin sadece beratlarının denetim erki GİB tarafında bulunmaması sebebiyle bu bulunamayan e-Defterlere dair bazı yasal tedbirler bulma gereği doğdu.
Bu tedbirlerin yasal dayanağı da 19 Ekim 2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra no'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde Değişiklik Yapılmasına Dair 3 no'lu Tebliğ'le sağlandı.
3 no'lu Tebliğ'e göre; e-Defter dosyaları, yani kayıtlardan oluşturulan elektronik yevmiye defteri ve kebir defteri yanı sıra bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil elektronik kopyaları her ay için gruplanarak, gizli ve güvenli olacak suretle bu dosyaları e-Defter saklama teknik ve güvenlik standartlarına uygun yeterliliğe sahip ve GİB'den bu hususta izin alan özel entegratörler sistemlerinde tutulmalı.
Aynı şekilde GİB bilgi işlem sistemlerinde de tutulabileceğine dair yasal metin bu Tebliğ'de yer aldı. Burada esas olan mükelleflerin kendi sistemleri veya bu konuda lisanslanmamış kurumların sistemlerinde bu verileri muhafaza etmesinin uygunsuz olduğu.
Tebliğ gereği 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Defter dosyalarının en az 10 yıl 3 no'lu Tebliğ kurallarına uygun alan ve standartlarda muhafaza edilmesi bulunuyor. Ancak bu tebliğe rağmen uzun bir süredir buna uygun saklamanın nasıl yapılacağına dair bir netlik mevcut değildi.
YÜKÜMLÜLÜKLERİ DOĞRU YOLDAN GERÇEKLEŞTİRİN
09 Ekim 2020'de buna açıklık getirecek şekilde GİB'e ait www.edefter.gov.tr internet sayfasında yer alan duyurudan evvel bir noktayı önemle hatırlatma gereği duyuyorum.
Her ne kadar Ocak 2020 ayına dair e-Defterler ve sonrası bir süredir bazı özel entegratörlerin bulut sistemleri marifetiyle muhafaza ediliyor olsa da bu duyuru dahilinde özel entegratör sistemlerinde e-Defter dosyalarının 3 no'lu tebliğe uygun kriptolu biçimde saklanması ve GİB sistemlerine denetim için talep edildiğinde ulaşılabilir hale getirilmesine dair teknik bir kılavuz, bir açıklama mevcut değil.
Mükelleflerin aşağıda detaylandıracağımız yükümlülükleri sağlaması şu an için özel entegratörler vasıtasıyla mümkün değil. Dolayısıyla bu konuda izin almış veya almak üzere başvuru yapan bir özel entegratör mevcut olamaz.
Tabii bu izin ve teknik yeterlilikle beraber bahsedeceğimiz yükümlülükleri manüel biçimde mükellef çözmek yerine özel entegratörler vasıtasıyla muhtemelen 2021 içerisinde çözebilir hale geleceğini de iletmeden geçmeyelim.
DOĞRU USUL DE KRİTİK ÖNEMDE
ikincil kopya saklamada GİB veya özerl entegratör sistemlerinde saklama ile beraber geçmişte piyasada bir kolaylık gibi görülüp uygulanan yevmiye kayıtlarının e-Defter yazılımına aktarıldıktan sonra bu yazılım veya uygulama içinde düzeltilmesi veya Excel tablolarında düzeltmeler yapılarak e-Defterlerin yeniden yapılmasından gelen gizli bir tehlike daha da büyüdü.
Muhasebe veri kaynağında yapılmayan ve resmî olmayan bu düzeltmeler ileri tarihlerde denetim durumlarında zorunlu saklanan ikincil kopyalarla firma tarafından sonradan geriye dönüp tekrar üretilecek e-Defterler arasında fark doğurabilir, zira resmi olarak oluşturulup kriptolanmış dosyaların içeriği ve şifreleme kodu uyum göstermeyecek.
Bu uyumsuzluk da denetlenen mükellefi şüphe altına sokacak ve bu kısa yolun seçilmesi işletmeye daha büyük bir denetim ve Vergi Usul Kanunlarında öngörülmüş defter cezalarına mâl olacak. Bu sebeplerle bir çok yazılım evi muhasebe sistemlerinde e-Defter beratları GİB'e iletildikten sonra o aya dair muhasebe kayıtlarını top yekûn kilitleme olanağı sağlayarak işletmeyi bu riskten korunma imkânı da sağlıyor.
SAKLAMA DUYURUSU
Geçen ayki yazımız baskıya hazırlanırken, GİB tarafından 09 Ekim 2020'de www.edefter.gov.tr adresinde yer alan duyuru ile 3 no'lu e-Defter Tebliği'nin 4.4. bölümünde yer alan düzenlemeye uygun e-Defter dosyaları ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunluluğu getirildi. İleri tarihte bir duyuruyu da özel entegratör sistemlerinde saklama seçeneği için bekliyoruz.
Vergisel ve muhasebesel hesap verebilirlik içerisinde e-Defterlerin saklanması önemli bir husus. 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde belirtildiği gibi bu saklama elektronik ortamda olmak zorunda. Kimi zaman denetim aşamasında bu defterlerin PDF dosya tipinde veya çıktı olarak istendiğini duysak da denetlenecek asıl veri dijital olarak kodlaması GİB kurallıırna uygun olan (XBRL) olan e-Defterlerdir.
ÖZEL BİR HATIRLATMA
Ocak ayındaki yazımızda detaylı bahsetmiştik. Zorunluluk şartı mevcut sebze ve meyve tüccarları için aslında 31 Ocak 2020'den beri, 509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'yle beraber 5957 sayılı Kanun şartlarındaki yaş sebze ve meyve ticareti yapanca komisyoncu ve tüccar mükelleflere tek seferde tüm aktif e-dönüşüm uygulamaları olan e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu'na geçilmesi gereklilği olduğu gibi ve e-Defter' top yekûn bir geçiş zorunluluğu gelmişti. Bu durumda, bu meslek grubu da zorunlu saklamanın bir konusu haline geliyor.
DOĞRU SAKLAMA YÖNTEMİ
e-Defter uygulamasına girmiş veya takvim uygulanması esnasında girecek olan mükellefler öncelikle https:// deftersaklama.gib.gov.tr/download/ internet sayfasına girerek burada bağlantısı yer alan e-Defter bildirim programını indirmeli ve bilgisayarına kurmalı. Kuruluma dair yönlendirmelere 09 Ekim 2020'de buna açıklık getirecek şekilde GİB'e ait www.edefter.gov.tr internet sayfasında yer alan duyuruda belirtilen Kılavuz içeriğinden gözlemlenmesi mümkün.
Bu program mükellef bilgisayarına kurulmadan yapılacak işlemlere dair internet sayfasına ulaşılamıyor, "deftersaklama.gib.gov.tr" ana sayfasına doğrudan giriş mümkün değil, merak ettim denedim. Program kurulumu sonrası ulaşılabilecek sayfada, mükellef bilgisayarı veya bilgisayarı yoluyla ulaşılabilen sunucu ve alanlardan e-Defter dosyalarını tuttuğu alanı tarifleyerek dosyaları GİB sistemlerine aktarımını sağlayabiliyor.
SAKLAMA TAKVİMİ
Gelelim bu işin takvimine... Sözlü anlatım oldukça zor olacağından aşağıdaki tabloyu Kılavuz'dan alıntılayarak aynen tekrarlamak istiyorum:
2020 yılı Ocak, Şubat ve Mart e-Defter dosyaları
15 Ocak 2021'e kadar,
2020 yılı Nisan, Mayıs ve Haziran e-Defter dosyaları
15 Şubat 2021'e kadar,
2020 / Temmuz - Ağustos - Eylül e-Defter dosyaları
15 Mart 2021'e kadar,
2020 Ekim ve Kasım e-Defter dosyaları 15 Nisan 2021'e kadar yüklenmelidir.
2020 Aralık ayı e-Defter dosyaları ise,
şahıs mükellefler için 15 Nisan 2021'e kadar,
tüzel mükellefler için 17 Mayıs 2021'e kadar
2020 yılı defterlerinin yüklenmesi sonrasında yükleme takvimi artık net bir düzene oturacak. Kapatılan bir ay, eğer her ay yükleme seçeneği seçilirse takriben üç buçuk ay sonra yüklenecek.
Üç aylık gruplar halinde yükleme seçeneği seçilirse de, üç aylık grubun sonuncu ayının kapanması sonrasında takriben iki buçuk aylık bir süre sonra yükleme olacak. Yine Aralık ayı için tüzel firmaların sene kapanışı göz önüne alınarak bu üç buçuk ve iki buçuk aylık seçeneklere ek bir ay mühlet daha ekleniyor.
Her uygulamada olduğu gibi ilk etapta alışana dek soru işaretleri yaratacak bu uygulamaları kolaylaştıracak ve otomatikleştirecek şekilde en kısa sürede özel entegratörlerin sistemi üzerinden bu takvimin yönetiminin sağlanmasını bekliyoruz.
Sağlıkla kalın, defter kayıtlarınızı vaktinde atın, saklama takviminde geç kalmayın.
