Değerli Ekonomist dergisi okuyucuları, QNB eFinans sponsorluğunda heyecan ile yayınladığımız e-Dönüşüm dergisinde, ilk yazımda sizlere Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) Elektronik Defter, genellikle bilinen adıyla e-Defter, uygulamasına dair bazı önemli hususlardan bahsetmek isterim.
QNB eFinans Kanal Satış ve
İş Ortakları Bölüm Müdürü İlke Altın
Gelecek yazılarımda e-Defter uygulamasındaki yeni zorunluluklar, değişiklikler ve pratik çözümler hakkında sizlerden gelen soruları da cevaplayarak e-Dönüşüm ürünleriyle ilgili merak ettiklerinizi beraber ele alacağız.
Sektörde düzenleyici gelişmeler oldukça adından daha sık bahsettiğimiz e-Defter uygulaması, GİB tarafından yasal düzenlemeler yapılan ilk e-Dönüşüm uygulamasıdır.
Uygulama, 13 Aralık 2011 tarih ve 28 bin 141 Sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile ilk kez yasal zeminine kavuştu.
2011 yılından bu yana e-Belge uygulamaları hakkındaki genel tebliğler ve e-Defter kullanım zorunlulukları www.edefter.gov.tr adresinde yer alan duyuru sayfasında paylaşılmış olup; GİB tarafından teknik ve yasal düzenlemelerle ilgili 90'dan fazla duyuru yapıldı.
Bu duyurularda, e-Defter berat dosyası yükleme tarihlerindeki değişikliklerden e-Defter kayıtlarının tutulma biçimini kökten etkileyen değişikliklere kadar pek çok gelişme paylaşıldı. Hem mükelleflerin hem de özel entegratörlerin buradaki içerikleri hassasiyetle takip etmeleri gerekmekte.
GİB'in belirttiği koşullara göre mükellef olmayan firmalar e-Defter gibi tüm e-Dönüşüm uygulamalarından diledikleri zaman yararlanabilmektedir. Uygulamaya gönüllü olarak geçiş yapan firmalar, bu sayede muhasebe yönetiminden operasyonel iyileşmeye kadar pek çok faydaya ek olarak, kağıt ve noter tasdik maliyetlerini de düşürebilirler.
Bahsettiğim avantajlara, e-Defter saklama özelliğini de mutlaka eklemek gerekmekte. Gelişen dijital saklama ve veri sıkıştırma imkânları sayesinde, özel depo alanı veya depo binası tutmaya varacak kadar büyük saklama alanları parmak boyutunda çiplere kadar indirilebilmekte.
Firmaların e-Defter saklama hizmeti için doğru tercihlerde bulunması, dijital veri saklamada oluşabilecek verimsiz uygulamaların ve bazı hataların önüne geçiyor.
Örneğin; e-Def-terde her bir e-Fatura için tek tek satır kaydı yapılması gerekirken, e-Arşiv Fatura kullanıcıları 16 Nisan 2015 tarihli bir duyuru ile e-Arşiv Fatura rapor numaralarını belirterek verilerini icmal edebilirler (özetleyebilirler).
İşlem satırlarının azaltılması ile veri saklama alanının küçülmesi fırsatı eminim ki muhasebe ekipleri kadar bilgi teknoloji ekiplerinin de ilgisini çekecek bir konudur.
Belge tekilliğinin sağlanarak belge icmali, belge özeti, oluşturulması iş süreçlerinde pek çok kolaylığı da beraberinde getirmekte. Belge takibinin numaralandırılmış referans icmal belge sistemiyle yapılması, matbu alanda olduğu gibi dijital alanda da muhasebe ilkelerinin ve hesap verilebilirliğinin sağlanması açısından önemli.
GİB tarafından yayınlanan tüm ilgili tebliğlerde belirtildiği üzere; dijital mali uygulamalara geçiş, belge ruhu ve Vergi Usul Kanunları'nın esasını değiştirmekten ziyade uygulama tarzında bir yeniliktir.
e-Defter Uygulaması ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 219'uncu maddesinde yer alan kayıt zamanına dair esas aynıdır.
Ancak e-Defter ile 3 ay kadar ertele-meli e-Defter beyanı yapılabilmesi, mükelleflerin zamanında kayıt yapma alışkanlığında fark yaratmamalı. İlk e-Defter bildiriminden sonra her ay gerçekleştirilen bildirimler, mükellef firmaların muhasebe bölümlerini her ayın e-Defterini yetiştirmeye zorunlu kılıyor.
Bu bildirimlerin; yani GİB sistemlerine e-Defter-lere ait yevmiye ve kebir beratlarının vaktinde iletilmemesi halinde Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen cezalara tabi olunabilir. Maalesef işletmelerin büyük kısmı e-Defterlerini genellikle GİB tarafından belirtilen son yükleme tarihine kadar oluşturmamakta.
Gittikçe artan sayıda işletmenin GİB sistemlerine bu beratları elektronik ilettiğini düşünürsek, mükelleflerin yasal yükümlülüklerini son güne bırakmadan en hızlı şekilde gerçekleştirmeleri önemlidir.
Aksi durumda dijital saklama, işleme ve iletim sistemlerinde ve hatta iletişim hatlarında yaşayabilecekleri kesintilerin göz önüne alınmasında büyük fayda var.
Vergi ve muhasebe açısından kayıt değeri olan e-Defterlerin saklanması da önemli bir husustur. 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde belirtildiği gibi bu saklama elektronik ortamda olmak zorundadır.
Her ne kadar denetim aşamasında çıktı talep edilebilecek olsa da asıl denetlenecek veri dijital; yani elektronik olan defterlerdir.
e-Defterler oluşturma ve saklama için piyasada bazı uygulamalarda bir kolaylık gibi sunulan özellikler, aslında gizli regülatif ve işletme risklerine sebep olmaktadır.
Örneğin; yevmiye kayıtlarının e-Defter yazılımına aktarılmasından sonra bu yazılım veya uygulama içinde düzeltilmesi ya da Excel tablolarında değişiklikler yapılarak e-Defterlerin yeniden hazırlanması bu aşamada gizli bir tehlikeyi doğurmakta.
Bunun gibi değişiklikler muhasebe sistemleri ile eş zamanlı yapılmadığı durumlarda; geçmiş bir muhasebe dönemine ait e-Def-terin denetimler sırasında yeniden oluşturulması olumsuz bir bulguya sebep olabilecek.
Burada oluşturulan e-Defter kaydı, GİB'e geçmişte gönderilmiş olan e-Defter yevmiye ve kebir beratlarında yer alan şifreleme kodu ile uyum göstermeyecektir.
Bu uyumsuzluk da takdir edersiniz ki, denetlenen işletmeyi vergi denetimi bakış açısıyla şüphe altına sokacak ve bu dikkatsizlik işletme için daha büyük bir denetime ve belki de Vergi Usul Kanunları'nda öngörülmüş cezalara mal olabilecektir.
