DR. IŞIL KESKİN ŞAHANŞirket İç İletişimde Yaşanan Kritik Problemler ve Çözümleri
Organizasyon yapımız büyüdükçe ve giderek daha kalabalık ekiplerle etkileşime girmeye başladığımızda fazla sayıda iletişim bağlantısı oluşturmaya başlıyoruz.
KOBİ Girişim Kasım 2021 tarihli sayıdan
Geçen ayki yazımızda ele aldığımız üzere her iletişim bağlantısı en az bir gönderici, bir mesaj ve bir alıcı içerir. Bu kulağa gayet sade ve kolay bir iletişim zinciri gibi gelebilir, ancak iletişim gerçekten çok karmaşık bir konudur.
Tüm iletişimi olası iletişim kanallarıyla bir araya getirdiğimizde, bir dizi iletişim sorunu, çatışması ve zorluğu ile karmaşık olasılıklar ve seçenekler ağı elde etmeye başlarız. En sık rastlanan birkaç iletişim sorununu ele alalım:
1. Teknik Terminoloji ve Jargon Kullanımı
Sadece belirli konunun uzmanları tarafından bilinen ve kullanılan teknik terimlerin herkes tarafından da kolayca anlaşılacağına dair yanıltıcı bir yaklaşım vardır. Bununla beraber her bir bireyin kendi deneyim alanı bulunmakta ve deneyim alanındaki belirli çağrışımlar iletişim süreçlerindeki farklılıkları daha da derinleştirebilir.
Deneyim alanları kısaca, insanların geçmişlerini, algılarını, değerlerini, önyargılarını, ihtiyaçlarını ve beklentilerini içerir. Hedef kitlemiz, mesajları ancak kendi deneyim alanları bağlamında çözebilir. Deneyim alanımız arasındaki farklılıklar derinleşmeye başladıkça iletişim de zorlaşmaya başlar.
2. Başlangıç
İletişim kurmaya (yazılı veya sözlü) başlamadan önce, zeminimizi oluşturalım, tanımsız kısaltmalar ve herhangi bir yerel, iyi bilinmeyen kavrama atıfta bulunmayalım. Görüşmenin hedefini, ne hakkında konuşmak ve üzerinde anlaşmak istediğimizi
belirtelim.
3. Duygusal engeller ve tabular
Bazı insanlar duygularını belirtmekte zorlanabilirler ve bir veya birkaç konu da kendileri için tamamen “sınırları zorlayıcı” olabilir.
4. Sözsüz iletişimin önündeki fiziksel engeller
Sözel olmayan ipuçlarını, jestleri, duruşu ve genel görsel iletişimi belirleyememek, iletişimi daha az etkili hale getirebilir. Telefon görüşmeleri, metin mesajları ve teknolojiye bağlı diğer iletişim yöntemleri genellikle yüz yüze iletişimden daha az etkilidir.
5. Beklentiler ve Önyargılar Beklentiler ve önyargılar
yanlış varsayımlara veya yanlış anlaşılmalara neden olabilir. İnsanlar genellikle “ne söylenmek isteniyor”? yerine duymayı umdukları şeyi duyar ve yanlış sonuçlara varabilirler.
6. Kültürel farklılıklar
Sosyal etkileşim normları, duyguların ifade edilme şekli gibi konular çeşitli kültürlerde farklılıklar gösterir.
7. Aşırı bilgi yüklemesi
Telefon görüşmeleri, video konferanslar, metin mesajları, grup sohbetleri, sosyal ağlar ve şirket içi toplantılara ek olarak, tipik bir kişi günde 100'den fazla e-posta alabilir. Mesajların aşırı yüklemesi iletişim süreçleri için çok da iç açıcı değildir. Bu durum sıklıkla önemli bilgilerin kaybolması, silinmesi, unutulması veya göz ardı edilmesiyle sonuçlanır. Çalışanlar, aşırı miktarda veri nedeniyle motivasyon ve performans kaybı yaşayabilir.
Peki...Şirket İç İletişimine İlişkin Sorunlar Nasıl Düzeltilebilir?
- İşyerinde iç iletişimi geliştirmek istiyorsak, işe geçen ayki yazımızda ele aldığımız adımları takip ederek iletişim engellerini belirlemeye başlayabiliriz. Bu çalışmanın amacı farklı iletişim seviyelerini tanımak ve yeniden değerlendirme yapmaya olanak sağlayacaktır.
- Açık ve samimi iletişim kanalları, günümüz dünyasında iş yapmak için çok önemlidir. Şirket iç süreçlerini bu bağlamda yeniden yapılandırmaya gayret gösterelim. Çalışanları aktif olarak dinlediğinizden emin olun. Pasif dinleme, çalışanların işyerinde mevcut olan diğer görüş ve kavramları deneyimlemesini engelleyebilir.
- Doğru mesajın “doğru” kişiye “doğru” zamanda iletmesine dikkat edelim.
Çalışanların işlerinden memnun olmamalarının bir dizi nedeni, yeterli bilgi sağlamayan liderler, çalışanlara bildirilmeyen sürekli değişiklikler veya çeşitli rollerdeki bireylerin yalnızca kendi hedeflerine odaklanmasından kaynaklanmaktadır.
Karmaşık ve katı organizasyon yapıları, verimsiz iletişimin en büyük nedenlerindendir. Bu tür organizasyonlar genellikle verimsiz bilgi ve iletişim sistemlerine sahiptir, bu da çoğu zaman hayal kırıklığına, katılım eksikliğine ve çalışanlar arasında düşük üretkenliğe yol açar.
Bir şirket çok hiyerarşikse, bilgi akışı engellenebilir, kaybolur veya hiyerarşik katmanlar boyunca çarpıtılır. Eksik bilgi organizasyon için iyi değildir. Aşırı bilgi ise çalışanlar arasında anlam karmaşasına neden olabilir.
Süreçleri dengeli yönetmeye dikkat edelim. Çalışanlarınıza karşı daha şeffaf davranarak ekibinizin daha verimli ve ekip olarak çalışmasına yardımcı olabilirsiniz.
Komuta zincirinde çalışıyorsanız ve bir çalışanın sorunuyla ilgilenmeniz gerekiyorsa, daha hızlı yanıt verilmesi için ilgili birime hızlıca bir yönlendirme yapınız.
- Geri bildirimde, yöneticiler, çalışanlarına yapıcı eleştirilerle olumlu ve üretken fırsatlar sunmazsa, kızgınlıklara sebep verebilir. Geri bildirimlerimizde yapıcı olalım.
İletişim ilkelerini anlamak, hedefleri belirlemek, değişimlere uyum sağlamak ve iç iletişim yolculuğumuzu yürütmek bizim sorumluluğumuzdadır.
Bu nedenle, çalışanlarımızla işbirliği yapmak için güvenli, sorumlu ve etkili bir iç iletişim ortamı oluşturmalarına yardımcı olmak da yine bizim sorumluluk alanımıza girmektedir.
